Hat der Betriebsprüfer auch den direkten Zugriff auf ein Dokumentenmanagementsystem, das von Papier auf die elektronische Form umgestellt wurde? Ja, sagt das FG Münster, ein für die Betriebsprüfungspraxis sehr wichtiges Urteil.

Das FG Münster entschied, dass der Finanzverwaltung ein direkter Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem auch in den Fällen einzurichten ist, in denen Rechnungen, die ursprünglich in Papierform vorliegen, nachträglich in elektronischer Form verarbeitet wurden.

Im Streitfall wurden die Eingangsrechnungen nachträglich digital in einem Dokumentenmanagementsystem erfasst. Das Finanzamt forderte zur Überprüfung dieser Unterlagen einen Lesezugriff auf dieses System, auch wenn sie damit Zugang auf steuerlich irrelevante Daten erhielt und die Eingangsrechnungen in Papierform vorlagen.

Kein Unterschied zwischen originär und nachträglich digitalisierten Unterlagen

Grundsätzlich hat die Finanzverwaltung nach Ansicht des FG Münster das Recht, in aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystem erstellt wurden, Einsicht zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung zu benutzen. Hierzu zählen auch digitalisierte, gescannte und gespeicherte Dokumente. Dabei wird nicht zwischen originär digital erstellten oder nachträglich digital erfassten Dokumenten unterschieden. Folglich wird nicht dadurch eingeschränkt, dass die Originale in Papierform vorgelegt werden können. Übt der Steuerpflichtige das Wahlrecht aus, Unterlagen in elektronischer Form aufzubewahren, ist der Finanzverwaltung unabhängig von der Verfügbarkeit der Unterlagen in Papierform auch Zugang zum entsprechenden Datenverarbeitungssystem zu gewähren.

Nicht korrekte Archivierung kein Hinderungsgrund für die Betriebsprüfer

Auch die nicht vollständige oder nicht korrekte Archivierung der Unterlagen ist kein Argument gegen das Einrichten eines Datenzugriffs. Den Einwand der Klägerin, dass in ihrem Dokumentenmanagementsystem keine Trennung von steuerlich relevanten und irrelevanten Daten möglich sei, lässt das FG Münster nicht gelten. Andernfalls könnte der Steuerpflichtige durch eine den Anforderungen nicht entsprechende Hard- und Software-Ausstattung eine wirksame Außenprüfung verhindern. Im Übrigen sei ein Zugriffsberechtigungssystems zur Datentrennung mit allen am Markt zugänglichen Dokumentenmanagementsystemen möglich.

Praxishinweis

Zwischenzeitlich wurde gegen das Urteil Nichtzulassungsbeschwerde (Az. I B 151/10) eingelegt, so dass abzuwarten bleibt, wie der BFH in dieser für die Betriebsprüfungspraxis sehr wichtigen Frage entscheiden wird. Zusätzlich ist zu beachten, dass die Finanzverwaltung verstärkt digitale Unterlagen aus Bargeschäften anfordert, soweit Registrierkassen, Waagen mit Registrierfunktion, Taxameter oder Wegstreckenzähler eingesetzt werden.