Registrierkassen oder Waagen mit Registrierkassenfunktion produzieren Papierbelege und digitale Belege. Auch die digitalen Unterlagen sind aufzubewahren, sagt das BMF. Papier-Ausdrucke reichen hier nicht. Beispielsweise bei Thermopapier ist ohnehin Vorsicht geboten, weil dieses innerhalb der Dauer der Aufbewahrungspflicht regelmäßig unleserlich wird.

Die Vorschriften über die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ergeben sich aus einer Vielzahl von Gesetzen und Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Am 26. November 2010 hatte das BMF erneut hierzu Stellung genommen. Es stellt klar, dass das Aufbewahren digitaler Unterlagen auch Bargeschäfte betrifft, bei denen

• Registrierkassen,
• Waagen mit Registrierkassenfunktion,
• Taxameter
• und Wegstreckenzähler

eingesetzt werden.

Papier reicht nicht

Ein ausschließliches Vorhalten dieser aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. In den Fällen, in denen eine komplette Speicherung innerhalb eines Geräts nicht möglich ist, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Zudem sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Geräte zu protokollieren und diese Protokolle ebenfalls aufzubewahren.

Zum Hintergrund

Besondere Bedeutung haben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vom 16.7.2001. Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht und die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist

• jederzeit verfügbar,
• unverzüglich lesbar
• und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Die Finanzbehörde hat also das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hier dachte man bisher vor allem an die Daten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Das neue BMF-Schreiben fasst die Anwendung deutlich weiter.