Mit der Einführung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes auf Beherbergungsleistungen seit 1. Januar 2010 haben sich auch Änderungen bei der Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter ergeben. Arbeitnehmer fahren finanziell schlechter, wenn das Frühstück (19%) separat in Rechnung gestellt wird.

Problem: Frühstück in Rechnung ausgewiesen

Legt ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine Hotelrechnung vor, die für Übernachtungen 100 Euro zzgl. 7 % Umsatzsteuer und ein Frühstück für 15 Euro zzgl. 2,85 Euro Umsatzsteuer (19 %) ausweist, ist steuerlich Folgendes zu beachten:
Steuerfreie Erstattung der Übernachtungskosten in Höhe von 107 Euro und steuerfreie Zahlung von 24 Euro Verpflegungsmehraufwendungen. Wäre das Frühstück wie in der Vergangenheit nicht ausgewiesen gewesen, hätte der Arbeitgeber von der gesamten Hotelrechnung von 124,85 Euro nach Abzug von 4,80 Euro für ein Frühstück 120,05 Euro und die Verpflegungspauschale von 24 Euro erstattet. Unter dem Strich gehen dem Arbeitnehmer also 13,05 Euro verloren.

Möglicher Ausweg: Business Package vereinbaren

Die Schlechterstellung des Arbeitnehmers könnte vermieden werden, wenn das Hotel neben den Unterkunftskosten von 107 Euro ein Business Package (WLAN, Frühstück, Faxservice) in Höhe von 17,85 Euro abrechnen würde. In diesem Fall würde die steuerfreie Erstattung wie in Vorjahren 144,05 Euro betragen (Unterkunft 107 Euro, Business Package 17,85 Euro abzgl. 4,80 Euro für Frühstück, Verpflegungspauschale 24 Euro).

Praxistipp

Ob die Finanzverwaltung die Lösung mit dem Business Package in der Praxis akzeptieren wird, dürfte in einem zu erwartenden Infoschreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen sein.